Οι κανόνες για όσους δουλεύουν από το σπίτι όπως τους ορίζει η Google

Στα πλαίσια της νέας πραγματικότητας, την εποχή του Covid-19, πολλά έχουν αλλάξει και ένα από αυτά είναι ο τρόπος που εργαζόμαστε. Έτσι, κολοσσοί όπως η Google έχουν ορίσει κανόνες για όσους δουλεύουν από το σπίτι που αν αντιγράψεις θα σε βοηθήσουν να έχεις καλύτερη συνεργασία με τους συναδέλφους σου, να παράγεις περισσότερη δουλειά και φυσικά θα κάνουν την καθημερινότητα σου πολύ πιο εύκολη!

Η Google επικοινώνησε με περισσότερους από 5.000 εργαζόμενους προκειμένου να δημιουργήσει τους κανόνες για όσους δουλεύουν από το σπίτι, οι οποίοι πλέον θεωρούνται best practices.

Καθώς οι εταιρείες συζητούν για το αν θα φέρουν ή όχι τους υπαλλήλους στο γραφείο με πλήρη απασχόληση, προσπαθούν να βελτιώσουν τις πολιτικές τους για την απομακρυσμένη εργασία.

Μια εταιρεία που θα μπορούσαν να μάθουν πολλά από εκείνη είναι η Google.

Ο διευθύνων σύμβουλος, Sundar Pichai, ανακοίνωσε πρόσφατα ότι λόγω της πανδημίας Covid-19, η Google θα επεκτείνει την εργασία από το σπίτι έως τουλάχιστον τον Ιούλιο του 2021. Αυτή είναι μια εντυπωσιακή απόφαση, δεδομένου ότι η Google έχει πιθανώς πρόσβαση σε μερικά από τα πλουσιότερα σύνολα δεδομένων στον κόσμο.

Μεταξύ αυτών των δεδομένων είναι η έρευνα που δημοσίευσε η εταιρεία πέρυσι. Μια ομάδα ερεύνησε περισσότερους από 5.000 υπαλλήλους της Google και πραγματοποίησε focus groups για να κατανοήσει καλύτερα τον αντίκτυπο της εργασίας από απόσταση.

Επικεντρώθηκαν στη μέτρηση:

• ευεξία,
• απόδοση,
• συνδεσιμότητα, και
• παραγωγικότητα.

Η Google κατέληξε σε αρκετές προτάσεις σχετικά με το πώς να διατηρηθεί όσο το δυνατόν πιο συνεπής ο ρυθμός σε ομάδες που είναι διασκορπισμένες. Αυτό που γίνεται απευθείας αντιληπτό από την εν λόγω έρευνα είναι ότι η πλειοψηφία των συγκεκριμενών πρακτικών βασίζονται στη συναισθηματική νοημοσύνη – την ικανότητα αναγνώρισης, κατανόησης και διαχείρισης συναισθημάτων.

Οι κανόνες για όσους δουλεύουν από το σπίτι που πρέπει να κλέψεις σήμερα!

#1 Κάντε προτεραιότητα τις συναντήσεις των ομάδων

Οι ομαδικές συναντήσεις “είναι συχνά μερικές από τις μόνες αλληλεπιδράσεις που θα έχετε με την ομάδα σας όταν εργάζεστε χωριστά, οπότε προγραμματίστε τις, δώστε προτεραιότητα σε αυτές ακόμη και αν δεν υπάρχει κάτι επείγον και να είστε κοινωνικά παρόντες”, λέει η Google.

Ενώ η γραπτή επικοινωνία είναι η ψυχή του απομακρυσμένου περιβάλλοντος εργασίας, πολλά μπορούν να χαθούν στο μέσο. Το χιούμορ και ο τόνος μπορούν εύκολα να παρερμηνευθούν και δεν υπάρχει πιθανότητα να ακούσετε τη φωνή ενός ατόμου, να δείτε την έκφραση στο πρόσωπό του ή να διαβάσετε τη γλώσσα του σώματός τους.

Αντίθετα, οι εικονικές συναντήσεις είναι μια ευκαιρία να πάρουν αυτά τα συναισθηματικά στοιχεία και να δημιουργήσουν σχέση με τους συμπαίκτες σας.

(Προσοχή: Απλώς προσέξτε να μην προγραμματίσετε πάρα πολλές συναντήσεις, διαφορετικά η ομάδα σας μπορεί να αισθάνεται ότι δεν έχει αρκετό χρόνο για να κάνει ουσιαστική δουλειά).

#2 Δείξτε προσωπικό ενδιαφέρον

Η Google προτείνει επίσης τη χρήση του χρόνου συνάντησης για να γνωρίσετε καλύτερα τους συνεργάτες σας. Μπορείτε ακόμη και να προγραμματίσετε ένα εικονικό πρωινό ή μεσημεριανό γεύμα μαζί.

Θα πρέπει επίσης να χρησιμοποιείτε ανοιχτές ερωτήσεις όταν μιλάτε προσωπικά. Για παράδειγμα, μην ρωτήσετε “Πώς ήταν το Σαββατοκύριακο σου;” Αντ ‘αυτού, δοκιμάστε την ερώτηση ανοικτού τύπου:  “Τι κάνατε αυτό το Σαββατοκύριακο;”

#3 Να είστε παρόντες

“Μερικά σημάδια αφοσίωσης χάνονται όταν δουλεύουμε μαζί ηλεκτρονικά”, λέει η Google, “ειδικά όταν θέτουμε σε σίγαση το μικρόφωνο ή εστιάζουμε με προσοχή στους φορητούς υπολογιστές μας.”

Ορισμένες προτάσεις περιλαμβάνουν:

• Βεβαιωθείτε ότι η κάμερά σας είναι ενεργοποιημένη, ώστε άλλοι να μπορούν να σας δουν
• Κρατήστε το μικρόφωνό σας εκτός λειτουργίας όταν είναι πρακτικό
• Δώστε λεκτικά και μη λεκτικά στοιχεία, όπως ένα νεύμα με το κεφάλι, Ένα “χμμ” ή ακόμα και μία ατάκα όπως “ναι, καλή ιδέα”
• Κρατήστε τα τηλέφωνα στραμμένα προς τα κάτω και διατηρήστε επαφή με τα μάτια (εκτός και αν σημειώνετε).

#4 Check in

Ενώ είστε βέβαιοι ότι θα δώσετε στους συναδέλφους σας χρόνο και χώρο για να γίνει η δουλειά, η Google συνιστά να κάνετε check in με ένα σύντομο «γεια» μέσω ενός ενθαρρυντικού μηνύματος, ενός άρθρου σχετικού περιεχομένου με το project που τρέχετε ή μιας αστείας φωτογραφίας.

Μπορείτε επίσης να προγραμματίσετε ένα «εικονικό διάλειμμα για καφέ», παρόμοιο με τον τρόπο που μπορείτε να το κάνετε στο γραφείο. Αυτό θα σας δώσει μια άλλη ευκαιρία να μιλήσετε για την ημέρα, τα σαββατοκύριακα, ή οτιδήποτε άλλο.

#5 Αναγνωρίστε τους συνεργάτες σας

“Όταν εργάζεστε εξ αποστάσεως, δεν είναι τόσο εύκολο να πείτε ένα γρήγορο” ευχαριστώ “ή” καλή δουλειά “σε έναν συνάδελφο”, λέει η Google. “Βεβαιωθείτε ότι έχετε στείλει ένα μήνυμα σε έναν συνάδελφο που τον συγχαίρει ή τον ευχαριστεί, μοιραστείτε τα kudos σε ομαδικές συναντήσεις και χρησιμοποιήστε το πρόγραμμα αναγνώρισης της εταιρείας σας.”

#6 Προσκαλέστε τη συμμετοχή των συναδέλφων

Μπορεί να είναι δύσκολο για περισσότερους εσωστρεφείς συναδέλφους να συμμετέχουν σε ομαδικές συναντήσεις – και ακόμη περισσότερο σε εικονικό περιβάλλον. Οι επικεφαλής της ομάδας μπορούν να σας βοηθήσουν να το αντισταθμίσετε αυτό ζητώντας απευθείας από αυτούς τους συμμετέχοντες τη συμβολή τους.

Παράλληλα, μείνετε συντονισμένοι με τις εκφράσεις των συμμετεχόντων και τη γλώσσα του σώματος. Εάν δείτε ότι προσπαθούν να μπουν στη συνομιλία, δώστε τους την ευκαιρία να μιλήσουν.

#7 Ορίστε τους κανόνες της ομάδας

“Τα πρότυπα καθορίζουν σαφείς προσδοκίες για το πώς συνεργάζεστε με την ομάδα σας”, λέει η Google. “Αλλά συχνά υποτίθεται ότι δεν αναφέρονται ρητά, αφήνοντας ευκαιρίες για σύγχυση”.

Οι ερευνητές της Google προτείνουν να συζητιούνται οι κανόνες της ομάδας.

Κάποιες ιδέες που δίνει μάλιστα για τους κανόνες είναι:

• προσδοκίες για το χρονικό διάστημα που απαιτείται για την απάντηση σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, λαμβάνοντας υπόψη τις ώρες εκτός ωραρίου και τα timezones (αν κάποια μέλη της ομάδας εργάζονται από άλλες χώρες)
• αποσαφήνιση των προσδοκιών και της ιδιοκτησίας σε μια ομάδα, συμπεριλαμβανομένου του πότε μπορούν να προχωρήσετε το project αν ένα μέλος της ομάδας δεν είναι προσβάσιμο και πότε είναι καλύτερο να περιμένετε απάντηση
• ο καλύτερος τρόπος ανταλλαγής πληροφοριών
• πόσο συχνά να μένετε σε επαφή.

#8 Χρησιμοποιήστε το σωστό μέσο

Πώς αποφασίζετε εάν θα στείλετε ένα μήνυμα ή θα πραγματοποιήσετε μια κλήση;

“Το βίντεο είναι το καλύτερο για πιο ευαίσθητες ή λεπτομερείς συζητήσεις”, λέει η Google, “ενώ ένα γρήγορο μήνυμα είναι ιδανικό για check-in ή διευκρίνιση απλών θεμάτων.”

Είναι σημαντικό να αναγνωρίσετε τη διαφορά. Πάρα πολλές κλήσεις και οι άνθρωποι σας μπορεί να αισθάνονται εξαντλημένοι. Αλλά μπορείτε επίσης να χάσετε πολύ χρόνο ανταλλαγής μηνυμάτων όταν μια κλήση πέντε λεπτών θα μπορούσε να δώσει απαντήσεις σε πολλές ερωτήσεις.

#9 Κάντε την ευημερία προτεραιότητα

Μέσα σε μια πανδημία, η ευημερία σας είναι πιο σημαντική από ποτέ.

Σε αναγνώριση αυτού, η Google συνιστά:

• δημιουργία ενός άνετου γραφείου για τον φυσικό διαχωρισμό της εργασίας και της προσωπικής σας ζωής.
• να ορίσετε όρια για την ημέρα εργασίας σας, ώστε να μην εργάζεστε πάρα πολλές ώρες
• σηκωθείτε ανά μία ώρα για ένα μικρό διάλειμμα.

Εκτός από τις προτάσεις της Google, αξίζει να προσθέσουμε μέσα από την εμπειρία μας την ανάγκη προγραμματισμού του buffer time – χρονικά διαστήματα στο πρόγραμμά που χρησιμεύουν ως buffer μεταξύ συσκέψεων ή άλλων εργασιών υψηλής συγκέντρωσης. Αυτό δίνει την ευκαιρία να κάνεις μια βόλτα, να σερφάρεις στο Διαδίκτυο ή να κάνεις οτιδήποτε άλλο προκειμένου να αποσυμπιεστείς και να μην εξαντληθείς!