ΚΕΠ: Αναλυτικά οι οδηγίες για τις τηλεφωνικές αιτήσεις για πιστοποιητικά

1. Ο υπάλληλος των ΚΕΠ που υποδέχεται το τηλεφωνικό αίτημα και προκειμένου να το καταχωρίσει ζητάει τα στοιχεία ταυτοποίησης του πολίτη και συγκεκριμένα το ονοματεπώνυμό του, το πατρώνυμο, τον αριθμό δελτίου ταυτότητας και την διεύθυνσή του, καθώς και τα στοιχεία του εκπροσώπου, εάν τίθεται τέτοιο ζήτημα.
2. Εάν για το αίτημα απαιτούνται δικαιολογητικά, αυτά είτε αποστέλλονται ηλεκτρονικά από τον πολίτη στο ΚΕΠ, είτε αναζητούνται από το ΚΕΠ, είτε σύμφωνα με τις νέες υπηρεσίες των ταχυδρομείων, δίνεται εντολή από το ΚΕΠ στα ΕΛΤΑ να τα παραλάβουν από τη διεύθυνση του πολίτη, χωρίς την χρέωσή του, προκειμένου να αποσταλούν στο ΚΕΠ. Η εντολή για ταχυδρομική παραλαβή από τον πολίτη δίνεται για έγγραφα που δεν είναι δυνατόν να αναζητηθούν υπηρεσιακώς.
3. Στη συνέχεια ο υπάλληλος των ΚΕΠ όσο διαρκεί η τηλεφωνική συνομιλία με τον πολίτη, καταχωρεί το αίτημα αυτού στο σύστημα διαχείρισης αιτημάτων στα ΚΕΠ «ΕΡΜΗΣ – ΚΕΠ». Με την ολοκλήρωση της καταχώρισης αυτής, ο υπάλληλος γνωστοποιεί στον πολίτη τον αύξοντα αριθμό αιτήματος ο οποίος αποδίδεται αυτόματα από το σύστημα «ΕΡΜΗΣ – ΚΕΠ». Στον φάκελο με τον οποίο θα αποστέλλονται τα αιτηθέντα έγγραφα θα καταγράφεται ο αριθμός της υποβολής αίτησης.
4. Με την ολοκλήρωση της διεκπεραίωσης, τα αιτηθέντα έγγραφα αποστέλλονται προς τους πολίτες ταχυδρομικά με τη διαχείριση συστημένου αντικειμένου σε διεύθυνση που έχει δηλώσει ο πολίτης. Επίσης, όπου είναι εφικτό, αποστέλλονται από τις συνεργαζόμενες υπηρεσίες του δήμου (Πρόγραμμα Βοήθεια στο Σπίτι κ.τλ).
5. Η ταυτοπροσωπία του πολίτη ή του εκπροσώπου του γίνεται από τον αρμόδιο υπάλληλο των ΕΛΤΑ ή της δημοτικής υπηρεσίας που συνδράμει.
6. Ο πολίτης υποχρεούται κατά την παραλαβή του φακέλου να επιδεικνύει, στο πρωτότυπο, στον αρμόδιο υπάλληλο.

• όταν πρόκειται για Έλληνες πολίτες, το δελτίο ταυτότητας ή το διαβατήριο ή την άδεια οδήγησης ή το ατομικό βιβλιάριο υγείας (άρθρο 25 του ν.3731/2008-ΦΕΚ 263/Α ́/23-12-2008), είτε σε ισχύ είτε όχι,
• στην περίπτωση πολιτών κράτους-μέλους της Ευρωπαϊκής Ένωσης, το ισχύον δελτίο ταυτότητας ή το διαβατήριο της Χώρας τους,
• στις περιπτώσεις υπηκόων τρίτης χώρας, το ισχύον διαβατήριο ή άλλο ταξιδιωτικό έγγραφο που αναγνωρίζεται από διεθνείς συμβάσεις, καθώς και τη θεώρηση εισόδου στη χώρα μας ή την άδεια διαμονής που αποδεικνύει ότι έχουν εισέλθει και διαμένουν νόμιμα στη Χώρα. ‘Αλλη περίπτωση είναι το Δελτίο Αιτούντος Διεθνή Προστασία (Υ.Α. 4831/ΦΕΚ 1841/ Β /29.07.2013), σε όσους έχει χορηγηθεί άσυλο.

Όσον αφορά στην επίδοση των ταχυδρομικών αντικειμένων των Κέντρων Εξυπηρέτησης Πολιτών (ΚΕΠ) σε πολίτες, σε όλη τη χώρα αυτή θα γίνεται ως εξής:

Παραλαβή ταχυδρομικών αντικειμένων από τα ΚΕΠ

• Ο υπάλληλος του ΚΕΠ θα καλεί στο τηλέφωνο 11120 ή 2106073005 και θα δίνει την εντολή παραλαβής επικοινωνώντας και τον κωδικό χρέωσης (019443 01 00 ή 019443 01 01 ή 019443 01 02).
• Ο υπάλληλος του ΚΕΠ θα πρέπει να τηλεφωνεί μέχρι τις 12.00 για παραλαβή την ίδια μέρα
• Επίσης ο υπάλληλος του ΚΕΠ θα πρέπει να έχει ετοιμάσει λίστα εις διπλούν με όλα τα ταχ. αντικείμενα που περιέχει, στην οποία θα αναγράφονται η ημερομηνία, ανά αντικείμενο τα στοιχεία του παραλήπτη (ονοματεπώνυμο και διεύθυνση) και στο τέλος, το σύνολο των προς παράδοση αντικειμένων της συγκεκριμένης κατηγορίας. Κάθε μία κατηγορία θα μπαίνει σε ξεχωριστό ανοικτό φάκελο και θα παραδίδεται στον διανομέα.

Κατά την παραλαβή, ο διανομέας θα καταμετρά τα αντικείμενα της κάθε κατηγορίας και, εφόσον συμφωνεί στο σύνολο, θα υπογράφει τις λίστες και θα παίρνει το ένα αντίγραφο από κάθε κατηγορία μαζί του.

• Σε κάθε φάκελο θα πρέπει να αναγράφονται τα πλήρη στοιχεία και του αποστολέα (ΚΕΠ) και του παραλήπτη – πολίτη (ονοματεπώνυμο, διεύθυνση, Τ.Κ., τηλέφωνο).
• Ο διανομέας θα προσέρχεται στο κατάστημα ΚΕΠ, θα παραλαμβάνει τους φακέλους εκδίδοντας ένα κεφαλικό ΣΥ.ΔΕ.ΤΑ. (Συνοδευτικό Δελτίο Αποστολής), αναγράφοντας την συνολική ποσότητα αυτών.

Στην συνέχεια στο κατάστημα των Ταχυμεταφορών ΕΛΤΑ θα εκδίδονται μοναδικά ΣΥ.ΔΕ.ΤΑ. για κάθε φάκελο. Την επομένη μέρα το ΚΕΠ θα παραλαμβάνει αντίγραφα αυτών ή σχετική λίστα.

* Κάθε Κ.Ε.Π. θα πρέπει να παραδίδει ξεχωριστά τους φακέλους που είναι για:

• εναπόθεση στο γραμματοκιβώτιο του παραλήπτη – ασφαλές σημείο
• Κωδικός χρέωσης 019443 01 00
• παράδοση στα χέρια του παραλήπτη ή εξουσιοδοτημένου προσώπου
• Κωδικός χρέωσης 019443 01 01

Παραλαβή αντικειμένων από την οικία του πολίτη

Τα ΚΕΠ θα επικοινωνούν μέσω τηλεφώνου στο τηλεφωνικό κέντρο 11120 ή 210 60 73 005 και θα δίνουν την εντολή παραλαβής από την έδρα του Πολίτη. (Κωδικός χρέωσης 019443 01 02)

• Ο φάκελος θα πρέπει να αναγράφει τα πλήρη στοιχεία του αποστολέα (ονοματεπώνυμο, διεύθυνση, Τ.Κ., τηλέφωνο) και τα στοιχεία του παραλήπτη-ΚΕΠ (διεύθυνση, Τ.Κ.,), που πρέπει να παραδοθεί.
• Κωδικός χρέωσης 019443 01 02 ΕΛΤΑ Α.Ε. – ΕΡΓΟ ΚΕΠ ΕΛΤΑ (Παραλαβή από τον πολίτη – αποστολέα)

Οι υπάλληλοι των ΚΕΠ θα πρέπει να τηλεφωνούν μέχρι τις 12.00 για παραλαβή την ίδια μέρα από την έδρα του Πολίτη.

Να σημειωθεί ότι αυτές οι υπηρεσίες προσφέρονται μόνο στην περίπτωση που τα αιτήματα πληρούν τα κριτήρια του επείγοντος αιτήματος.

Σε κάθε άλλη περίπτωση διεκπεραίωσης αιτήματος, το οποίο δεν κρίνεται ως επείγον, το κόστος αποστολής τόσο της εισερχόμενης αλληλογραφίας προς τα ΚΕΠ (φάκελος αίτησης αιτούντος με δικαιολογητικά) όσο και της εξερχόμενης αλληλογραφίας (αποστολή απάντησης προς την ταχυδρομική διεύθυνση του αιτούντος) θα πραγματοποιείται με επιβάρυνση του αιτούντος πολίτη.